Jak více stihnout, aniž se strhnout: 7 pilířů time managementu

4. Vyřizujme jednu oblast úkolů najednou

Být stále na příjmu je laskavé, ale je to také chyba. Být stále na příjmu znamená chtít vyřizovat vše neprodlenně. Například e-mail, který dorazí do schránky. Každé akutní řešení způsobuje, že se přestaneme soustředit na prvotní úkol. A než se k němu vrátíme, musíme opět zaostřit prvotní myšlenky, což stojí další čas a energii.

Úspěšní lidé řeší jednu práci v jeden čas. To znamená vrhnou-li se na e-maily, řeší všechny najednou. Ty, které přiskočí až po zavření poštovního programu, řeší až v příštím stanoveném termínu.

5. Nezabývejme se jednou věcí dvakrát

Nic, co se týká člověka, není dokonalé. Všechno je možné vylepšovat. A to nepřetržitě.

Kdykoli odešleme e-mail nebo dokončíme telefonát, napadne nás, co jsme mohli udělat lépe. Vždycky. Učme se v každé chvíli vykonat maximum, co umíme, a poté to už pouštět z hlavy. Nevracet se. Znovu nepročítat. Znovu nerevidovat.

Čas je opravdu vzácný. Nenahraditelný.

6. Připravujme se na další den

Někdo tomu říká bilancování uplynulého dne. Někdo plánování následujícího dne. V zásadě jde o spojení obojího.

Můžeme sumarizovat, co jsme zvládli i nezvládli. Zeptat se: PROČ? To nám umožní přistoupit k dalšímu dni ponaučeněji, zkušeněji. Zároveň se oceníme za to, kolik jsme udělali práce, a povzbudí nás to.

Příprava tak zvyšuje produktivitu v mnoha ohledech, i po emoční stránce.

7. Hlavně žádný multitasking

Snažit se o řešení více úkolů souběžně je hazard. Nešetří nám čas, naopak nás o něj okrádá. Problémy totiž nemohou být vyřešeny bez soustředěnosti na konkrétní tah. A multitasking, souběžné řešení více kroků, je ničitelem jakékoli koncentrace. Ostatně, výzkumy u lidí snažících se o multitasking prokázaly celkové zhoršení pozornosti a schopnosti odlišit podstatné problémy od nepodstatných. Multitaskeři tak sice řeší všechno naráz, ale přitom často úplně zbytečně.

Lidský mozek není na multitasking uzpůsoben. I když se navenek může zdát, že simultánně řeší dva úkoly, ve skutečnosti v každé chvíli těká od jednoho k druhému. Můžeme si to představit i tak, že úkol, který je odložen, skočí do systémové mezipaměti a tu zatěžuje, takže zhoršuje a zpomaluje celé přemýšlení.

Ostatně více se efektivnímu využívání času ať v práci, nebo v soukromí věnujeme v magazínu Business Leaders.

© Petr Casanova